不曉得大家有沒有想過，過去兩個月因為三級警戒造成的WFH之所以可以順利進行，其實有一個很重要的原因，就是我們已經邁入一個高度雲端化的資訊時代。過去很多公司都喜歡自己建立伺服器主機，從重要文件、對外網站到企業信箱，全都一定要放在「內部網路」裡，才能確保資料不外洩，但現在除了真正比較大型、重視資安的網路公司之外，已經愈來愈少公司架設自己的伺服器主機，而是使用現成的雲端服務。
公司資料放在自己主機，而且是使用完全不對外的內部網路，這樣相對來說當然是比較安全，但缺點就是員工一定要待在公司，否則怎麼存取檔案？倘若是放在Google或微軟提供的雲端空間服務，人就不一定要在公司，只要可以上網，就可以工作，當然，缺點也很明顯，就是可能會有資料外洩的風險。
然而，利大於弊的情況下，現在應該已經很多公司都是改用雲端空間服務了。而且不只是文件檔案放在雲端，現在很多應用程式也都是使用雲端的，舉最簡單的例子，Office是最多人使用的文書處理工具，以前公司有幾個人，就要買幾套軟體來安裝，現在則是直接從雲端下載，購買授權人數即可使用。
前幾天有個朋友要買新筆電，問我要買怎樣的規格比較好？能不能請賣電腦的商家幫忙「灌」一些常用軟體？我和他說，時代早就不一樣了，如果只是想買一台文書處理用的電腦，其實每台電腦效能都差不多，而且只要連上網就可以用了，不需要像以前一樣事先安裝太多軟體，大部份常用的軟體都可以從網路直接下載使用，只要付個月費或年費就好，因為不是買斷，而是租用，所以費用也比以前便宜許多，完全不需要使用盜版的。
不僅如此，因為現在有很多「免費」的雲端工具，如果你還是不想付費購買使用主流的軟體，絕大部份也可以在網路上找到好用的替代工具，使用起來不一定比較遜色。這些網路工具有一個最大的優點，就是很多都「免安裝」，只要連上網註冊帳號就可以使用，可能會分成基礎免費版，和進階付費版，大部份時候用免費版的就措措有餘了。
所以我們電腦裡其實安裝的軟體愈來愈少，就和手機APP一樣，其實最常用的也就那幾個。iPhone有一個貼心的設定，它會把你不常用的APP在不通知你的情況下直接卸載，只留下一個「圖示」，等要用的時候點一下再下載回來，雖然有時會覺得有點麻煩，但這種節省空間的設定也有它的好處。
照片、影片等檔案也是如此，只要有購買夠大的iCloud空間，就永遠不用擔心手機放不下，比較久以前的內容其實全都自動存放在雲端了，手機裡只是個「影子」而已，想看的時候點一下才會再抓回來。或許等到5G更流行的時候，你連「抓回來」的這個感受都沒有，直接從手機存取雲端檔案，使用體驗就像檔案放在本機上一模一樣。
雲端時代的全面普及，對我們工作方式其實有很大的影響，除了前面提過的，不用再侷限在固定的辦公空間之外，工作的節奏也比以前快非常多。以前開會討論工作，討論完了之後要派人整理會議記錄，再傳給大家確認內容、反覆修改，現在是一面開會就一面整理在雲端共用文件上，如果與會人都沒有意見就此定案了。
過去拜訪客戶時，客戶有什麼需求，可能回來辦公室再慢慢處理，現在因為所有的文件資料都放在雲端，所以一面和客戶開會時，只要電腦或手機連上雲端，就可以立刻做處理或下指令，可能還沒走出客戶辦公室，就把工作處理好了。能夠愈快解決客戶問題，客戶和老闆的滿意度就會愈高，你也可以省下愈多時間去休息或做別的事。
對公司經營來說，雲端時代還有一個最大的好處，就是在找員工時更可以無遠弗屆。以前受限於辦公室位置，要找到外縣市的人才來上班是很難的，但現在自從大家比較可以接受WFH了之後，其實員工住在那裡關係並不大，除非是必需經常面對面和客戶碰面處理問題，否則員工就算住在天涯海角也無所謂，只要可以按時連上網工作就好。
過去，我們公司有同事因為嫁人了就和另一半住在義大利，還有一個同事因為回大陸省親，有半年時間都住在青島，除了歐洲因為時差問題，和我們開會有點小困擾，大陸為了連上FB必需想辦法翻牆之外，這些遠距工作同事的表現幾乎和平時沒有什麼不同。不特別說明的話，我們服務的客戶甚至不曉得這個專案經理其實遠在地球的另一端。
雲端工作的好處很多，但還是必需特別注意資料保全的工作。公司雲端資料庫要設置適當的密碼、權限，經常做更新，並且分層分級做好管理；同事離職之後，也要立刻取消他的存取權限；重要資料最好在本機電腦上也存放一個備份檔案，否則資料外洩、突然消失，或是被駭客惡意破壞，會是相當麻煩的事，必需謹慎為之。
