最近因為疫情嚴峻，不得不居家辦公的人愈來愈多了，身為一個過去十多年都和員工一起居家辦公的人，我想分享幾個小建議和提醒。
給老闆：
第一、不要把居家辦公當成是一種「不得已」的選項，反而可以藉這個機會多瞭解遠距工作的好處與可能性，未來就算疫情過了，也不妨把這種工作方式視為一種常態選項，讓大家減少進公司辦公的時間。
第二、改變以往用工時來計算員工績效的方式，而是訂出清楚的每天工作項目和目標，只要員工有在時間內完成即可，做到真正責任制，而不是監督員工是否工作滿8小時？上班時間是在認真工作還是偷懶？也給員工多一些彈性，每個人在家裡的狀況都不一樣，只要該完成的都有做好就好。
第三、即使居家辦公，還是要有清楚的「上下班時間」，當然，如果員工提早完成工作，那就可以提早下班，那應該是他們的自由或福利，但老闆或主管一定要儘量克制自己，不要在明文規定的下班時間再打擾員工，如果不是緊急情況的話，甚至連傳訊息都不要。因為老闆很因為員工不在身邊，就覺得可以隨時傳訊息交代工作，其實這對員工是很大的困擾。
給員工：
第一、每天要制定好很明確的工作時間計畫表，按表操課，這個計畫表最好也都和主管或老闆討論過，他們才知道你的時間表是什麼？可能也要配合其他同仁的時間，才方便在線上開會溝通。在家工作不一定是朝九晚五，因為省掉了通勤和社交時間，其實會空出不少時間，但如果沒先計畫好，也很容易就因為雜事分心白白浪費了時間。
第二、要設定很清楚的工作目標，包括每天、每周、每月的工作項目和KPI，這個目標當然是和主管討論確認過的，然後養成隨時向主管回報工作進度的習慣。居家辦公和在辦公室有一個最大的差別，就是主管看不到你有沒有在工作，所以員工自己在上班時間要經常主動回報工作進度，開始上班時打聲招呼，說一下今日工作內容，下班前最好也和主管說一聲，才能保持良好的上下班分際。
第三、請在家中安排好一個專屬的工作空間或角落，才能更快讓你進入工作狀態。因為可能同時還有很多家人也都被困在家中，所以一定要很清楚告訴其他人，只要你一進入那個區域，就是處於工作狀態，非必要時不要來打擾，否則一面工作一直被許多雜事干擾，現在又不方便跑去咖啡店工作，最後就會變成很沒有工作效率。
給客戶（需要線上開會的人）：
第一、應該很多客戶都可以體諒不方便過去面對面拜訪，所以只好在線上開會，在開會前最好雙方都要先準備好大綱或會議內容，而且可以事先看過，減少開會對焦時間，開會只是在討論確定一些爭議或未決事項，不是要「輪流報告內容」。
第二、使用雲端文件做會議記錄。一面線上開會可以一面打開雲端文件工具，直接把討論的重點記錄在上面，有錯誤立刻提出來或直接修改，這種方法比實體開會更有效率，會後也不用再傳會議記錄雙方確認了。
第三、開會時間愈短愈好。不論用任何線上開會工具，都會有一種距離感，也一定會有人分心在做別的事，所以最好每次開會時間不要拉太長，所以才需要先準備好會議大綱並且都先看過，能夠控制在半小時之內是最好的，而且記得永遠不要「為了開會而開會」。
以上是給剛開始嚐試居家辦工朋友們的一些小建議和提醒，最重要的一點是，老闆要真切體認改成用「責任制」而不是工時來管控員工，不要在乎員工「工作時間長短」，而是大家「只要做好工作就好」。員工也要儘量要把工作和生活區分開來，因為上下班的界限變模糊了，很容易會變成無時無刻都在工作，切記「有效率」的工作比「一直在工作」要好多了，儘快把今日工作完成，然後就可以去休閒玩樂或照顧家人，如果工作、生活全都混在一起，最後只會什麼都沒做好。遇到有任何困難，也要隨時回報主管或向線上同事求救，因為大家看不到你的現況，只有你主動發聲，大家才能來協助解決你的問題。
祝大家都能「居家辦公」成功，早點像我們公司一樣體會「辦公室沒有人」的快樂！有什麼問題也歡迎提出來問我，很樂意和大家分享這十多年的經驗。
