從2020到2021年，因為疫情的緣故，有越來越多公司開始遠距工作，本來還覺得一定要進辦公室才能完成的工作，現在發現好像在家也能做好；本來以為開會都一定要面對面，現在避之惟恐不及，最好大家都在線上開一開就好。我們公司有個合作已經半年多的知名品牌客戶，到現在連他們公司的任何一個人都沒見過長相，要不是有按時收到費用，我甚至都忘了還有這麼一個客戶。
很多朋友都曉得，我們公司是遠距工作的始祖，早從十年前就開始「我們辦公室就沒有人」了，全公司快三十位正職員工自始至終都在家裡上班，大概是過去一年最不受疫情影響的公司之一。所以今天不談行銷，來和大家分享一些我們常用的雲端工具，以及究竟如何即使大家不見面，也能夠保持高工作效率的方法。
遠距工作一定會用到幾個雲端工具，包括「即時通訊工具」、「雲端文件系統」、「專案管理系統」、「雲端行事曆工具」等等，本來我們公司連上下班打卡都沒有，最近因為政府規定要有上下班出勤記錄，所以新增加了一套裝在Line官方帳號上的打卡系統（有需要朋友可以私訊我）。其實我們沒有用到太多神奇複雜的工具，和大部份在辦公室工作的公司沒太大差別，只是使用的更頻繁一些而已。
即時通訊工具我們用的就是Line，追求的是系統穩定與便利性。每個客戶都有一個獨立的Line群組，裡頭有客戶窗口、我們公司小編（PM）、主管、我，以及其他相關的人，有時一個客戶有不只一項業務，必需對應到不同的窗口或小編時，就會再多開一個，粗略算一下，光是和客戶相關的溝通群組就有快100個，所以只要一段時間沒打開來看，未讀訊息數就很容易爆表。
我們公司內部也有區分不同的工作小組，包括全公司的、主管的、任務編組的，才三十個人，光公司內不同的Line群組也有十多個。至於同仁私下成立的那種「沒有老闆」在裡頭的群組，我就不曉得有幾個了。
因為Line對我們公司而言，是最重要的工作溝通工具，所以即使我沒有特別強調，大家也都很有默契不大會在群組裡閒聊天，一定都是工作要討論或報告的事項為主，因為工作的訊息都看不完了，如果再加上聊天的，真的會瘋掉，而且如果在一個群組裡有時聊天有時講工作的事，也很容易漏掉重要訊息。
每天一大早上班第一件事，每個人都會在內部工作群組裡回報「今天工作項目、昨天在網路上看到的重要行銷相關情報」，這就像是和大家說「早安，我上班了」的感覺一樣，雖然沒有規定要在幾點前回報，但一般大家都不會超過十二點之後，否則會有這個人好像還沒開始上班的錯覺，主管和我也可以藉這個晨報掌握每個人每天的工作內容和份量。
因為每個人的Line訊息量太大，所以我也請大家儘量養成一個好習慣，「任何事要寫Line時請寫完一個段落再送出，不要一句話就按Enter送出，把一段話分成好幾個訊息」，這樣未讀訊息數才不會增加太快。另外，因為大家一般都是設成「勿提醒」，如果有重要針對某個人的訊息，一定要Tag他才會看到，這大概是使用Line最基本的禮貌和習慣了。
還有一點很重要，因為只有文字訊息有時很容易會有溝通的誤會（尤其感覺不到句子上的情緒語氣），我很鼓勵大家有必要時多多用Line通話，反正又不用錢，很快說一下自己的意思，比較不容易有誤會，也可以順便聯絡感情。不論是對內部或對客戶都是如此，絕對不要因為天天宅在家，就害怕講話的溝通。
我們也都是用Line來開部門例會。之前有過一段時間用Zoom，甚至還要求大家要開視訊畫面，後來沒試幾次就放棄了，因為誰都不想為了開個會還要特別換裝打扮，開會只聽到聲音還是輕鬆自在多了，反正重點是開會內容，有見到畫面雖然多少可以增進一點感情，但畢竟弊多於利，後來還是恢復成用Line直接語音開會就好了。
講到開會這件事，就要提到我們一定會用到的第二項工具：Google雲端文件。其實雲端文件系統不只有Google，但因為我們公司本來就是Google應用服務G-suit的會員，大家用Google文件是最省成本也最不需要再學習的，所以壓根沒想過要用別的系統。
我們公司所有的會議記錄、報價單、合約、客戶產品資料、常用表格等等，全都是放在Google文件裡，在人員交接時也容易許多，唯一的小缺點是很難限制員工不能下載特定資料，畢竟不是自己寫的系統，在資安權限控管上沒那麼容易。有一好沒兩好，想要使用起來方便，就無法有太多的客製化的需求。
為什麼講開會會提到雲端文件呢？其實我們公司有個習慣，每次在開會前，不論是內部會議或和客戶的會議，一定都要預先整理好會議的詳細內容，不只是大綱，而且最好讓與會的人全都先看過，大家心裡有個底，等下要討論那些事，會花多少時間，如果有什麼意見或想法可以事先準備好，等下直接提出來，或乾脆用另一個顏色先加註在那個會議記錄上，讓大家都看到。
這樣一面開會，大家一面開啟那份雲端會議內容文件，就像是投影在每個人面前一樣，不但可以看，還可以即時修改，修改完大家都看過有共識就變成結論了，會議結束完全不需要再傳什麼「會議記錄」給每個人，這樣才是有效率的開會方式。
我覺得有時線上會議真的比實體會議好很多，主要因為見不到面，每個人都不喜歡只能聽到聲音的互動，所以心中都迫不及待想要結束，大家會省掉很多哈啦聊天扯蛋的時間，可以直接開文件進入討論重點，開完會直接881，就可以進入下個群組會議，連舟車勞頓移動的時間都可以省下來了。
一般來說，我會儘量把每場線上會議的時間控制在1小時內，如果可以半小時內開完就更完美了。如果是我主持的會議，因為看不到人，我也會習慣時不時Cue一下某個與會同仁，避免他因為線上會議同時又在忙別的事而分心。久而久之，大家就會養成在線上保持專注，一起很快把會議開完的好習慣了。
對我們公司另一個很重要的雲端工具，就是「專案管理系統」，有點像是每個客戶、每個專案的To do list，但裡面不只有待完成工作，還有細節描述、補充資料、任務分配、時間期程等等。一個好的專案管理系統，除了要操作簡單直覺之外，最重要的是最好要有Email及行事曆通知提醒功能，還可以直接看到「我自己有那些工作尚未完成」，也可以方便排自己的工作順序。
我們試過很多專案管理工具，免費付費都用過，最後近幾年使用的是「Asana」這套系統，它完全符合我上述所說的需求，有網頁版也有APP版，可以分團隊也可以分專案。除了讓每位小編在執行專案時可以整理工作清單，大家也透過Asana發包給美編每張圖片的設計需求、發包給影音團隊的各種腳本企劃及拍攝需求、發包給系統工程團隊架站系統整合的需求。而且最好的一點是，只要進入每個人的專屬頁面，就可以看到他目前手上還有多少待完成工作，如果你是急件需要插隊，就必需趕快和他溝通一下以免不小心延誤。
比較幸運的是，我們把每個團隊、每個專案控制在一定人數內，所以直到目前為止還是使用Asana免費版就夠用了，否則它的月費是按人頭計算，所費不貲。當然，如果你真的覺得好用，公司比我們規模還大，還是應該去付費支持一下，畢竟一個好的雲端專案管理系統，對進度控管真的很重要。
最後，我們公司最仰賴的另一項雲端工具就是Google行事曆。我們有一個全公司共用的開會行事曆，每個人如果要和客戶開會或有什麼工作行程，都會更新在行事曆上，所以即使大家不在一個辦公室裡，還是都可以透過這個行事曆看到每個人的動態。我甚至連私人行程也會放上去（不會秀出細節），讓同仁如果要約我一起和客戶開會時會比較方便一點，不用一直找我確認時間。
以上，是我們公司遠距工作最重要的四種工具說明。其實每種工具都有很多種選擇，大家不一定要選擇和我們一樣的工具，重點是最好學習成本低一點，系統一定要夠穩定、價格最好不要太貴就好了。
除了工具之外，我覺得其實更重要的是遠距工作者要保持的心態。我認為有以下幾件事一定要做到：
一、責任感：自己的工作不用人監督，會自己努力儘快完成，並且隨時主動和主管回報狀況。
二、不要突然消失找不到：這是遠距工作的大忌，如果在上班時間臨時有事不能回覆訊息，一定要先告知主管或同事，最好也主動找好代理人。
三、儘量不要和客戶私下傳訊息：有什麼工作的事儘量都在群組裡說，讓你的主管可以隨時掌握狀況，最好不要養成客戶私下和你溝通的習慣。
四、不要私下罵任何人或說任何人的八卦：不論是罵老闆、罵同事、罵客戶，都最好不要，網路上是沒有秘密的，這年頭因為Line對話訊息被擷圖發生的糾紛太多了，你永遠不曉得對方會不會做這件事。
當然，相對地，主管或老闆最好也要有保有以下幾個心態：
一、實行真正責任制，員工不一定要工作做滿8小時，反而可以鼓勵員工愈快完成手上工作，可以有更多休息時間。
二、不要一直想著「掌控員工」，老想監督員工上班時間有沒有偷懶？有沒有做其他工作。只要他沒有延誤你交代的工作，根本不用去管太多別的事。
三、完全不用在意員工在那裡上班，他喜歡在那裡做事最有效率就去那裡，如果他想一面旅行一面工作，只要都可以順利完成任務，那又有什麼關係？
四、不要隨意在同仁下班時間打擾他們，不論是私訊或群組，只要是下班時間都儘量克制不要傳訊息給同仁，除非有急事（法律上算是加班）。就算突然想到什麼想寫，記得加上一句「等上班時間看到了再回覆即可」，當然，如果能忍到上班時再傳就更好了（我自己有時也有點難做到）。
看起來2021年疫情可能還不會那麼快消失，我覺得除了服務業之外的公司都可以多多嚐試遠距工作這件事，一開始可能要適應一下，但只要運作上軌道了，你會發現其實一點都不困難，還可以節省下非常多時間成本及行政開支，就算疫情過去了，也可以繼續這樣做，歡迎加入像我們公司一樣「辦公室沒有人」的行列。
